La création d'un formulaire d'inscription est l'une des premières étapes du processus d'organisation d'un événement. C'est ce formulaire qui vous permet d'inscrire les participants à l'événement et de recueillir des informations qui vous permettront de peaufiner votre organisation.

Il est donc essentiel dans le processus d'organisation de votre événement et nécessite donc une attention particulière de votre part. Le bon déroulement de votre événement tient en partie à la qualité de votre formulaire d'inscription en ligne. Nous avons compilé ici quelques conseils précieux pour vous aider à créer le formulaire d'inscription en ligne parfait, et donc à organiser avec succès votre événement.

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Résumé

1. Choisir une solution d'enregistrement en ligne.
2. Personnalisez votre formulaire.
3. Recueillez les informations essentielles concernant vos participants.
4. Facilitez l'accès au formulaire d'inscription.
5. Rendez l'inscription plus rapide.
6. Inclure des propositions de réponses.
7. Insérez les informations pertinentes.

1. Opter pour une solution d'enregistrement en ligne.

Un outil de création de formulaires en ligne est la première chose à avoir près de chez vous lors de la préparation d'un événement. Il a l'avantage non seulement de vous aider à créer et à gérer des champs et des informations dans vos formulaires en ligne, mais également de vous aider à vendre des billets et à vous inscrire à votre événement. Le logiciel que vous choisissez doit vous permettre de créer vos formulaires d'inscription en fonction de vos besoins et des particularités de votre événement. Toutes les informations que vous avez collectées dans ce contexte ne doivent être utilisées que par vous-même. La sécurité de la plateforme choisie doit donc être au rendez-vous !

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Assurez-vous également que le processus de création est rapide et facile et ne nécessite pas le talent d'un expert informatique. De plus, cette solution d'inscription en ligne doit impérativement avoir toutes les fonctionnalités vous permettant de créer votre formulaire d'inscription en ligne idéal - en fonction des particularités de votre événement ; et de gérer tous les participants à votre événement.

2. Personnalisez votre formulaire.

Un formulaire d'inscription réussi est un formulaire personnalisé. Tenez toujours compte du type de participant qui s'intéresse à votre événement afin de personnaliser au mieux votre formulaire. Vous ne demandez pas les mêmes informations si vous organisez un festival que si vous préparez un atelier ou une conférence. Mettez-vous du point de vue des participants et imaginez quelles informations ils seraient prêts à communiquer à une organisation en laquelle ils ont plus ou moins confiance.

Les types de réponses attendus peuvent être différents. Choisissez une solution qui les offre toutes : champ de texte, zone de texte, menu déroulant, téléchargement de fichiers, date, case à cocher, pays. Optez également pour une solution qui vous permet de créer des champs personnalisés.

« Nous voulions également savoir qui achète quels billets/lots et créer des formulaires simples avec des champs personnalisés. Pour nous, c'était essentiel.

» La personnalisation du formulaire dépend également de son aspect graphique. L'événement organisé doit être visible à travers le formulaire. Évidemment, vous ne devez pas accumuler de couleurs et d'images, au risque de paraître non professionnel et de gâcher l'aspect visuel. L'option la plus simple et la plus sûre consiste à jouer avec les couleurs, en arrière-plan, en boutons ou en texte.

3. Rassemblez l'essentiel et visez bien.

Lorsque vous commencez à organiser un événement, il est essentiel de recueillir le plus d'informations possible sur vos participants pour votre préparation. L'idée d'en demander une multitude dans votre formulaire d'inscription est encore plus attrayante dans le cas où vous n'avez pas l'intention de vous arrêter à cet événement particulier. Mais ne cédez pas à cette tentation ! Les informations collectées doivent être pertinentes et appropriées. Réfléchissez à ce que vous devez vraiment savoir pour mener à l'événement.

Les questions posées doivent être concises et précises. Mentionnez le caractère obligatoire de certaines informations si vous en ressentez le besoin. Ajoutez un commentaire sous le champ en question si nécessaire. Catégorisation des champs en fonction de leur relation avec le participant, est également un conseil à mettre en pratique.

Bref, plusieurs petits conseils peuvent vous aider à créer et à partager le formulaire d'inscription idéal pour les événements que vous organisez. Il est important que cette étape cruciale de votre événement tienne compte non seulement de vos besoins, mais aussi et surtout de ceux de vos futurs participants !

Le festival Climax a choisi un formulaire concis, avec les informations essentielles, sans oublier les détails importants tels que l'indication sur l'utilisation du numéro de téléphone et la possibilité de recevoir une facture.

4. Facilitez l'accès au formulaire d'inscription.

La simplicité du processus d'inscription dépend principalement des caractéristiques de la solution d'enregistrement en ligne choisie. Ce dernier devrait vous permettre de partager facilement les liens d'inscription avec les invités. Partagez-les par e-mail, dans une newsletter, sur votre site Web et sur les réseaux sociaux... quel que soit le canal que vous choisissez, les participants devrait pouvoir accéder facilement au formulaire d'inscription à l'événement.

Pour leur permettre de profiter encore plus facilement de vos services, vous pourrez pré-remplir quelques cases dans le formulaire d'inscription, grâce aux informations que vous avez déjà à leur sujet. Ces informations peuvent être liées à leur identité, à leur lieu de service, etc. Cette procédure simplifiera grandement l'inscription et poussera davantage de participants à franchir le pas !

5. Rendez l'inscription plus rapide.

Qu'il s'agisse de votre premier événement ou du énième d'une longue liste, un accent particulier doit toujours être mis sur la rapidité d'inscription des participants. Plusieurs actions peuvent inciter les gens à s'inscrire plus rapidement à votre événement ou à votre club. La première action à entreprendre consiste à spécifier en temps réel le nombre total de places disponibles à la vente. Cette technique permet de prouver aux invités que l'événement est sollicité et attendu par de nombreuses personnes. Moins il y a de places disponibles, plus les participants s'inscriront rapidement.

La volonté de s'inscrire sera d'autant plus forte et l'action d'enregistrement suivra sans délai. La rapidité d'inscription englobe également le temps qu'une personne prendra pour terminer son inscription. En spécifiant au fur et à mesure des étapes le nombre de sections ou de pages à remplir permet de donner à la personne qui remplit le formulaire une indication du temps qu'il lui reste à consacrer pour finaliser son inscription. Vous pouvez également indiquer clairement combien de temps cela peut prendre pour remplir le formulaire.

6. Inclure des propositions de réponses.

Remplir un formulaire d'inscription peut être fastidieux pour l'utilisateur. N'hésitez donc pas à inclure quelques menus déroulants avec des réponses suggérées pour faciliter ce processus de remplissage des informations. Si votre formulaire nécessite de répondre à un très grand nombre de questions, le participant n'aura pas besoin de saisir manuellement toutes vos réponses.

En outre, votre solution de formulaire d'inscription en ligne devrait vous permettre d'envoyer automatiquement des e-mails à confirmez au participant que l'inscription a bien été enregistrée.

7. Insérez les informations pertinentes.

La fonction principale du formulaire d'inscription est de permettre aux participants de s'inscrire à votre événement. Il doit donc leur fournir certaines informations qui leur seront utiles et leur donner plus de détails sur l'organisation. Le nom de l'événement est la première chose qui doit apparaître sur votre formulaire.

La date de l'événement et son lieu sont également des informations essentielles qui devraient être disponibles sur le formulaire. N'hésitez pas à insérer un lien Google Maps pour afficher le lieu de votre événement. Ajoutez également une présentation concise de l'événement avec quelques informations utiles pour vos participants. L'importance de ces petites informations est réelle et vous permet de convaincre les futurs participants de s'inscrire à votre événement.

Vous pouvez également créer un formulaire d'inscription en ligne avec Weezevent en cliquant ci-dessous :

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