Aujourd'hui, la dématérialisation de la facturation est une question centrale. D'ailleurs, après l'article 153 de la loi de Finances, toutes les entreprises, quels que soient leur taille, devront adopter cette option à partir du 1er juillet 2024.
De nos jours, environ 2,5 milliards de factures sont produites annuellement en France, dont déjà 3% sous forme électronique. Donc, l'e-facturation se présente comme un processus complet qui présente de nombreux avantages pour tous les secteurs.
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Plan de l'article
Qu’est-ce que l'e-facturation ?
La facture électronique, également appelée e-facture ou E-invoicing, joue un rôle essentiel dans la digitalisation des entreprises et des administrations publiques. Ce document électronique doit être utilisé en remplacement de la facture classique, envoyé, reçu et stocké sous le même format.
Contrairement à la facture en papier, la facture électronique est uniformisée, ce qui permet aux personnes ainsi qu'aux systèmes informatiques de traiter les données rapidement et facilement.
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La motivation derrière l'adoption de l'e-facturation est principalement due à deux facteurs. On note d’abord une demande croissante de méthodes de travail plus respectueuses de l'environnement et moins gourmandes en énergie. Ensuite, le but est de maximiser le temps et les ressources dans le monde du travail.
La question de la sécurité
L'e-facturation garantit un haut niveau de sécurité pour les transactions. En effet, les informations sensibles des factures sont sécurisées à l'aide de protocoles de cryptage de pointe, ce qui limite les fraudes et falsifications.
Les systèmes de facturation électronique ont généralement tendance à recourir aux certificats numériques afin d’assurer l’authenticité des e-factures. Ces actions augmentent la confiance mutuelle entre les acteurs commerciaux. En outre, la conservation électronique des données permet un meilleur contrôle des opérations et simplifie les vérifications.
Réduction des frais de gestion des factures
En optant pour l'e-facturation, vous pouvez réduire vos coûts de traitement et les dépenses d'archivage. La facture électronique offre aussi l'avantage de faire gagner du temps à vos collaborateurs. En effet, vu que la saisie et la vérification sont réalisées plus rapidement, les chargés de la comptabilité pourront se consacrer à des tâches plus importantes.
La réduction des délais de paiement
Les services financiers et comptables sont tenus de respecter une limite de paiement de 60 jours au maximum. Dans le cas contraire, ils seront soumis à des amendes et des sanctions. Le système de facturation électronique permet aux entreprises de réduire les risques d'erreurs, d’assurer une bonne traçabilité et de limiter les délais de paiement.
L'impact écologique de l'e-facturation
En choisissant d'utiliser des factures électroniques, les entreprises limitent également leur impact environnemental en évitant la nécessité de couper des arbres et de produire d'énormes quantités de déchets de papier. La diminution de papier entraîne en outre une baisse des dépenses liées à l'impression, à l'envoi par courrier et au stockage physique.
Les formats de factures électroniques
Il existe plusieurs formats structurés disponibles pour l'e-facturation, ce qui permet aux entreprises de définir celui qui leur convient le mieux.
Le format UBL (Universal Business Language) assure l'interopérabilité en adoptant un langage standardisé pour divers documents, y compris les factures. Le format CII (Cross Industry Invoice) est spécialement conçu pour la facturation électronique dans l'industrie. Il se distingue par une structure logique qui convient parfaitement aux échanges commerciaux.
Le format Factur-X est un format hybride qui se compose d'un fichier PDF/A-3 qui peut être lu par des humains et de données XML qu’on peut aisément analyser via un logiciel. Ce modèle de facture électronique est conforme à la norme EN126931.
